Reporting Point

Klokkenluidersmeldpunt

Het is ons doel om een open en eerlijke werkomgeving te behouden waar integriteit en naleving van wet- en regelgeving worden gewaardeerd. Ons meldpunt voor klokkenluiders biedt een manier om wetsovertredingen of wangedrag binnen onze organisatie te melden. We zetten ons in om klokkenluiders te beschermen en hun identiteit vertrouwelijk te behandelen.

Wie kan een melding doen?

Klokkenluiders zijn personen die, binnen het kader van een werkrelatie, wetsovertredingen vaststellen en deze melden (bv. fraude, corruptie, pogingen om dergelijke feiten te verbergen, enz.). Hieronder vallen niet alleen onze werknemers, maar ook consultants, leveranciers, sollicitanten en anderen die een werkrelatie met onze organisatie hebben.

Hoe kunnen meldingen worden gedaan?

Meldingen kunnen worden ingediend bij ons interne meldpunt via [email protected] of via het onderstaande formulier.

Bescherming van melders

Klokkenluiders bij onze organisatie worden beschermd op het gebied van vertrouwelijkheid, anonimiteit en de behandeling van hun melding.

Bescherming van identiteit

U hebt de keuze om anoniem te melden of niet.
Als u anoniem meldt, blijft uw identiteit geheim.
Als u uw naam bekendmaakt, wordt uw identiteit beschermd. De meldkanalen zorgen ervoor dat deze informatie vertrouwelijk blijft (toegang tot deze informatie wordt zoveel mogelijk beperkt):

  • Jouw identiteit
  • Identiteiten van anderen die in de melding worden genoemd
  • Informatie waaruit uw identiteit of die van anderen zou kunnen worden afgeleid

 

Bescherming tegen sancties

Melders worden beschermd tegen mogelijke sancties. U zal niet gestraft worden of nadelen ondervinden van het melden van de overtreding (bijv. negatieve beoordelingen, ontslag…). De soorten sancties die verboden zijn, zijn te vinden in artikel III.60/12, §1 van het Bestuursdecreet.

Klokkenluiders kunnen ook informatie openbaar maken. Zelfs dan zijn ze beschermd tegen sancties (als de melding voldoet aan de voorwaarden van artikel III.60/12, §2, tweede lid van het Bestuursdecreet).

Uitzonderingen

  • U kunt deze verordening niet gebruiken om een lopende procedure te belemmeren.
  • Als u bewust valse informatie meldt of bekendmaakt, krijgt u geen bescherming en kunnen er sancties van toepassing zijn. Daarom moet u geldige redenen hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is op het moment van de melding.

Meldingsprocedure

1. Indiening. Na het indienen van een melding ontvangt de klokkenluider binnen 7 kalenderdagen een ontvangstbevestiging, tenzij:

a. Uw melding al binnen dat tijdsbestek is verwerkt. In dat geval ontvangt u onmiddellijk aanvullende informatie over uw melding;

b. U expliciet aangeeft geen ontvangstbevestiging te willen ontvangen;

c. Het ontvangen van een ontvangstbevestiging de bescherming van uw identiteit in gevaar brengt.

 

2. Behandeling. Het meldpunt behandelt de melding vertrouwelijk en garandeert anonimiteit gedurende het hele proces.


3. Terugkoppeling. Binnen 3 maanden na ontvangst van de ontvangstbevestiging krijgt de klokkenluider feedback over de afhandeling van de melding. Als er geen ontvangstbevestiging werd verzonden, zal u feedback binnen 3 maanden en 7 dagen krijgen.

U wordt geïnformeerd over de maatregelen die zijn of worden genomen naar aanleiding van uw melding. Daarnaast krijgt u uitleg waarom deze maatregelen zijn genomen. Het is de meldkanalen verboden om informatie te verstrekken die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken personen in gevaar kan brengen.

Point de contact pour les dénonciateurs

Notre objectif est de maintenir un environnement de travail ouvert et honnête, où l’intégrité et le respect des lois et des règlements sont valorisés. Notre point de contact téléphonique pour les dénonciations permet de signaler les violations de la loi ou les fautes commises au sein de notre organisation. Nous nous engageons à protéger les dénonciateurs et à préserver la confidentialité de leur identité.

Qui peut faire un signalement ?

Les dénonciateurs sont des personnes qui, dans le cadre d’une relation de travail, identifient et signalent des violations de la loi (par exemple, fraude, corruption, tentatives de dissimuler de tels faits, etc.). Cela concerne non seulement nos employés, mais aussi les consultants, les fournisseurs, les candidats à l’emploi et toute autre personne ayant une relation de travail avec notre organisation.

Les rapports peuvent être soumis à notre point du contact interne à l’adresse [email protected] ou via le formulaire ci-dessous.

Protection des dénonciateurs

Au sein de notre organisation, les dénonciateurs sont protégés en termes de confidentialité, d’anonymat et de traitement de leur rapport.

Protection de l’identité

Vous avez le choix de faire un signalement anonyme ou non.
Si vous le faites de manière anonyme, votre identité reste secrète.
Si vous divulguez votre nom, votre identité est protégée. Les canaux de signalement veillent à ce que ces informations restent confidentielles (leur accès est restreint autant que possible) :

  • Votre identité
  • L’identité des autres personnes citées dans le rapport
  • Informations à partir desquelles votre identité ou celle d’autres personnes pourraient être déduite

Protection contre les sanctions

Les rapporteurs seront protégés contre d’éventuelles sanctions. Vous ne serez pas pénalisé ou désavantagé pour avoir signalé l’infraction (par exemple, évaluations négatives, licenciement…). Les types de sanctions interdites figurent à l’article III.60/12, paragraphe 1, du décret administratif.
Les dénonciateurs peuvent également divulguer des informations. Même dans ce cas, ils sont protégés contre les sanctions (si la divulgation répond aux conditions de l’article III.60/12, §2, deuxième alinéa du décret administratif).

Exceptions

  • Vous ne pouvez pas utiliser ce règlement pour entraver une procédure en cours.
  • Si vous signalez ou divulguez sciemment de fausses informations, vous ne bénéficierez pas de la protection et des sanctions peuvent s’appliquer. Par conséquent, vous devez avoir des raisons valables de croire que les informations communiquées sont correctes au moment où vous les communiquez.

Procédure

1. Soumission. Après avoir déposé un rapport, le dénonciateur recevra un accusé de réception dans un délai de 7 jours civils, sauf si :

a. Votre rapport a déjà été traité dans ce délai. Dans ce cas, vous recevrez immédiatement des informations supplémentaires concernant votre rapport ;

b. Vous indiquez explicitement que vous ne souhaitez pas recevoir d’accusé de réception ;

c. La réception d’un accusé de réception compromet la protection de votre identité.


2. Traitement. Le point du contact traite le signalement de manière confidentielle et garantit l’anonymat tout au long du processus.

 

3. Retour d’information. Dans les trois mois suivant la réception de l’accusé de réception, le dénonciateur recevra un retour d’information sur le traitement de son signalement. Si aucun accusé de réception n’a été envoyé, vous recevrez un retour d’information dans un délai de 3 mois et 7 jours.

Vous serez informé des mesures prises ou à prendre à la suite de votre signalement. Vous recevrez également une explication sur les raisons pour lesquelles ces mesures ont été prises. Il est interdit aux agents déclarants de fournir des informations susceptibles de compromettre l’enquête interne ou les droits des personnes concernées.


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